Adjoint Administratif / Reception

Job Description

<h3>Job Description</h3><p>Job Description<p><p><strong>About us</strong></p><p>Securo, an innovative company with 35 years of experience in property security, is looking for a bilingual dispatch agent and receptionist to join our dynamic team. We offer customized residential and commercial security solutions using state-of-the-art technology.</p><p><strong>Key Responsibilities – Reception & Technician-Dispatch Administrator</strong></p><p><strong><em>Reception & Front-Desk Duties</em></strong></p><ul><li><p>Warmly greet all visitors, clients, and vendors; ensure sign-in / security protocols are followed</p></li><li><p>Manage a multi-line phone system and shared email inbox, triaging inquiries to the right team members</p></li><li><p>Provide first-level information on company services, pricing, and basic troubleshooting steps</p></li><li><p>Receive mail, packages, and courier deliveries; log and distribute promptly</p></li><li><p>Keep the lobby and front desk area tidy, stocked, and client-ready at all times</p></li></ul><p><strong><em>Technician Dispatch & Scheduling</em></strong></p><ul><li><p>Monitor incoming service requests (calls, emails, ticketing software) and create service orders with complete, accurate details</p></li><li><p>Prioritize jobs using urgency, client SLA, technician skill set, and geographic proximity</p></li><li><p>Build efficient daily and weekly routes; adjust schedules in real time when emergencies or delays arise</p></li><li><p>Confirm appointments with clients (phone, SMS, or email) and send reminders / access instructions</p></li><li><p>Track technician departures, arrivals, and job completion status using GPS or workforce-management tools (e.g., TrackTik, Zendesk, Service Titan)</p></li><li><p>Coordinate parts availability, equipment pick-ups, and site access requirements before dispatching</p></li></ul><p><strong><em>Administrative & Customer Support</em></strong></p><ul><li><p>Enter and update client information, job notes, and time logs in the CRM / ERP system</p></li><li><p>Generate work orders, service reports, and PO numbers; obtain client signatures on completion</p></li><li><p>Prepare daily dispatch summaries and technician workload reports for management</p></li><li><p>Assist accounting by flagging billable hours, collecting credit-card details, and verifying purchase order references</p></li><li><p>Follow up on open tickets, warranty claims, and return-visit needs to ensure timely resolution</p></li></ul><p><strong><em>Communication & Coordination</em></strong></p><ul><li><p>Serve as the central point of contact between field technicians, sales reps, project managers, and clients</p></li><li><p>Escalate technical issues or resource conflicts to appropriate supervisors without delay</p></li><li><p>Maintain clear, bilingual (English/French) communication when required, both verbally and in writing</p></li><li><p>Provide technicians with job documentation (drawings, access codes, H&S forms) before arrival on site</p></li></ul><p><strong><em>Compliance, Safety & Continuous Improvement</em></strong></p><ul><li><p>Verify that technicians possess required certifications, permits, and PPE for each job</p></li><li><p>Record incident reports, near-misses, and customer complaints according to company procedure</p></li><li><p>Contribute to process improvements—e.g., refining dispatch workflows, creating phone/email templates, or updating SOPs</p></li><li><p>Protect confidential client data by following privacy and cybersecurity policies</p></li></ul><p>These responsibilities combine the front-of-house professionalism of a receptionist with the real-time logistical coordination needed to keep technicians productive and clients satisfied.</p><p></p><p><strong>Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens</strong></p><p><strong><em>Accueil et réception</em></strong></p><ul><li><p>Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription</p></li><li><p>Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes</p></li><li><p>Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base</p></li><li><p>Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement</p></li><li><p>Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps</p></li></ul><p><strong><em>Planification et répartition des techniciens</em></strong></p><ul><li><p>Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts</p></li><li><p>Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique</p></li><li><p>Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards</p></li><li><p>Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès</p></li><li><p>Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)</p></li><li><p>Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition</p></li></ul><p><strong><em>Soutien administratif et service à la clientèle</em></strong></p><ul><li><p>Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP</p></li><li><p>Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture</p></li><li><p>Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction</p></li><li><p>Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande</p></li><li><p>Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide</p></li></ul><p><strong><em>Communication et coordination</em></strong></p><ul><li><p>Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients</p></li><li><p>Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés</p></li><li><p>Maintenir une communication claire et bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit</p></li><li><p>Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site</p></li></ul><p><strong><em>Conformité, sécurité et amélioration continue</em></strong></p><ul><li><p>Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention</p></li><li><p>Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne</p></li><li><p>Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel/téléphone, mise à jour des SOP</p></li><li><p>Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité</p></li></ul><p>Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.</p></p></p>