Chargé de projets, Expérience Patients / Project Lead, Patient Experience

Job Description

<p><strong>Résumé du poste :</strong></p><p><br></p><p>Le chargé de projet, Expérience patients, soutient la mise en œuvre et l'amélioration continue des programmes de soutien aux patients (PSP) et des initiatives connexes dans tous les domaines thérapeutiques. En étroite collaboration avec des équipes interfonctionnelles, le PL contribue au développement, à l'exécution et à l'optimisation des processus opérationnels, des outils et du matériel de soutien qui permettent d'offrir une expérience exceptionnelle aux patients, aux soignants et aux professionnels de soins de santé. Ce rôle est axé sur la coordination, l'exécution de projets et l'excellence opérationnelle.</p><p><br></p><p><strong>Responsabilités :</strong></p><p><br></p><p><em>Exécution de programmes et de projets</em></p><ul><li>Soutenir le développement, le lancement et la maintenance des programmes de soutien aux patients et des outils, matériels et solutions numériques qui y sont associés.</li><li>Coordonner les activités opérationnelles quotidiennes et les calendriers pour les initiatives PSP assignées.</li><li>Aider à définir et à documenter les exigences du programme en collaboration avec les parties prenantes internes et les fournisseurs.</li><li>Participer à l'élaboration et à l'examen des documents cliniques et non cliniques destinés aux patients et aux professionnels de la santé, ainsi qu'à la communication, afin d'offrir des conseils adéquats aux patients et de garantir l'alignement sur les objectifs du programme et les exigences en matière de conformité.</li><li>Contribuer à la préparation des rapports, des tableaux de bord et des examens opérationnels du programme.</li></ul><p><br></p><p><em>Collaboration interfonctionnelle</em></p><ul><li>Collaborer avec les équipes de la marque, des affaires médicales, de l'accès, de la conformité et des fournisseurs pour favoriser l'alignement sur les objectifs et l'exécution du PSP.</li><li>Agir en tant que point de contact opérationnel pour les équipes internes et les fournisseurs partenaires du PSP afin d'assurer une communication transparente et la résolution des problèmes.</li><li>Contribuer à la planification et à la facilitation des réunions, des ateliers et des séances de formation liés au PSP.</li></ul><p><br></p><p><em>Optimisation des processus et de la qualité</em></p><ul><li>Soutenir la cartographie des processus, la documentation des flux de travail et les initiatives d'amélioration continue au sein de la fonction Expérience des patients.</li><li>Contribuer à la maintenance et à la mise à jour des procédures opérationnelles standard (POS), des instructions de travail et des guides opérationnels.</li><li>Contribuer au suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et participer à la préparation d'analyses ou de recommandations visant à améliorer la qualité et l'efficacité du programme.</li><li>Contribuer à l'élaboration de matériel de formation, d'outils de travail et d'outils de communication pour les PSP.</li><li>Tenir à jour les dossiers, la documentation et le contrôle des versions pour les projets assignés.</li><li>Fournir un soutien administratif et logistique à la mise en œuvre du PSP, aux audits et à l'établissement de rapports.</li></ul><p><br></p><p><em>Conformité et gouvernance</em></p><ul><li>Veiller à ce que toutes les activités soient menées en conformité avec les politiques d'Otsuka, les codes de l'industrie, les normes de confidentialité et les réglementations pertinentes.</li><li>Déclarer les renseignements sur l'innocuité des produits, les plaintes qualité et les commentaires de la clientèle selon la formation sur les procédures en vigueur.</li></ul><p><br></p><p><strong>Qualifications et compétences clés :</strong></p><ul><li>Diplôme universitaire de niveau baccalauréat (de préférence dans le domaine de la santé ou des sciences)</li><li>Au moins 4 à 6 ans d'expérience pertinente dans l'industrie pharmaceutique, les opérations PSP ou la coordination des services aux patients.</li><li>Forte compréhension des opérations de soutien aux patients et de la dynamique du marché canadien.</li><li>Expérience de travail avec des firmes de services tiers ou des fournisseurs externes.</li><li>Excellentes compétences en matière d'organisation et de coordination de projets.</li><li>Solides compétences analytiques et souci du détail.</li><li>Capacité avérée à travailler en collaboration avec d'autres fonctions à tous les niveaux.</li><li>Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.</li><li>Avoir un esprit centré sur le client et s'engager à fournir des services de haute qualité.</li><li>Maîtrise de la suite Microsoft Office et connaissance des plateformes numériques CRM ou PSP de préférence.</li><li>Capacité à travailler de manière indépendante et proactive dans un environnement dynamique.</li></ul><p> _</p><p><br></p><p><strong>Summary of Purpose:</strong></p><p><br></p><p>The Project Lead, Patient Experience (PL) supports the implementation and continuous improvement of Patient Support Programs (PSPs) and related initiatives across therapeutic areas. Working closely with cross-functional teams, the PL contributes to the development, execution, and optimization of operational processes, tools, and materials that enable exceptional patient, caregiver, and health care provider experiences. This role is focused on coordination, project execution, and operational excellence.</p><p><br></p><p><strong>Responsibilities:</strong></p><p><br></p><p><em>Program and Project Execution</em></p><ul><li>Support the development, launch, and maintenance of PSPs and associated tools, materials, and digital solutions.</li><li>Coordinate day-to-day operational activities and timelines for assigned PSP initiatives.</li><li>Assist in defining and documenting program requirements in collaboration with internal stakeholders and vendors.</li><li>Participate in the development and review of patient and HCP clinical and non-clinical materials, communication, to offer adequate patient counseling and ensure alignment with program objectives and compliance requirements</li><li>Contribute to the preparation of program reports, dashboards, and operational reviews.</li></ul><p><br></p><p><em>Cross-Functional Collaboration</em></p><ul><li>Collaborate with Brand, Medical, Access, Compliance, and Vendor teams to support alignment on PSP objectives and execution.</li><li>Act as the operational point of contact for internal teams and PSP vendor partners to ensure seamless communication and issue resolution.</li><li>Support the planning and facilitation of PSP-related meetings, workshops, and training sessions.</li></ul><p><br></p><p><em>Process Optimization and Quality</em></p><ul><li>Support process mapping, workflow documentation, and continuous improvement initiatives within the Patient Experience function.</li><li>Contribute to the maintenance and update of Standard Operating Procedures (SOPs), Work Instructions, and operational playbooks.</li><li>Help monitor key performance indicators (KPIs) and assist in preparing analyses or recommendations to enhance program quality and efficiency.</li><li>Support the development of PSP training materials, job aids, and communication tools.</li><li>Maintain records, documentation, and version control for assigned projects.</li><li>Provide administrative and logistical support for PSP implementation, audits, and reporting.</li></ul><p><br></p><p><em>Compliance and Governance</em></p><ul><li>Ensure that all activities are conducted in compliance with Otsuka policies, industry codes, privacy standards, and relevant regulations.</li><li>Assist in tracking and reporting Safety Information, Product Quality Complaints, and Customer Feedback in accordance with current procedures.</li></ul><p><br></p><p><strong>Qualifications and Key Competencies</strong></p><ul><li>Bachelor's degree (preferably in healthcare or science)</li><li>Minimum 4-6 years of relevant experience in the pharmaceutical industry, PSP operations, or patient services coordination.</li><li>Strong understanding of patient support operations and Canadian market dynamics.</li><li>Experience working with third-party service providers or vendors.</li><li>Excellent organizational and project coordination skills.</li><li>Strong analytical skills and attention to detail.</li><li>Demonstrated ability to work collaboratively across functions and levels.</li><li>Excellent verbal and written communication skills</li><li>Customer-centric mindset and commitment to high-quality service delivery.</li><li>Proficiency in Microsoft Office Suite and familiarity with CRM or PSP digital platforms preferred.</li><li>Able to work independently and proactively in a dynamic environment.</li></ul><p></p>